Mit moderner IT-Strategie zu mehr Service und Wirtschaftlichkeit
In einem Konzepttest sammelt die Bundesagentur für Arbeit Erfahrungen für eine bundesweite
Einführung der elektronischen Akte auf Basis eines Dokumenten Management Systems.
Für den reibungslosen Erfassungsprozess sorgt die flexible Capture Software DpuScan.
Um Bearbeitungsprozesse wirtschaftlicher, schneller und vor allem servicefreundlicher zu gestalten,
hat sich die Bundesagentur für Arbeit (BA) den verstärkten Einsatz von Informationstechnologie
auf die Fahnen geschrieben. Insbesondere in den Bereichen Arbeitslosengeld (ALG),
Förderung der beruflichen Weiterbildung und beim Kindergeld - einer Aufgabe, die zwar
fachaufsichtlich zu Bundesfinanz- und Bundesfamilienministerium gehört, aber von der
Familienkasse im Wege einer Organleihe wahrgenommen wird - soll die Digitalisierung der
Leistungsakten und anschließende Überführung in ein Dokumenten Management System für mehr
Effizienz in der Bearbeitung und somit erhöhten Service sorgen.
Ende 2004 startete die Bundesbehörde daher in zwei der insgesamt 180 bundesweiten,
für die unmittelbare Erledigung der Fachaufgaben zuständigen Agenturen für Arbeit und in
zwei der ehemals 179 Familienkassen mit den Vorarbeiten für den Konzepttest ELEISA.
Zielsetzung ist es, zunächst die für die Zahlung von Arbeitslosengeld beziehungsweise
Kindergeld bisher ausschließlich physisch vorhandenen Unterlagen durch eine elektronische
Akte abzulösen und damit nicht nur die Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen, sondern auch
bei telefonischen und schriftlichen Anfragen sofort auskunftsfähig zu sein. Ein Service, der
in dieser Form heute noch nicht möglich ist - steht doch die zeitaufwändige Suche der
Papierakte aufgrund der Untergliederung und räumlichen Trennung des Kundenzentrums als erster
Anlaufstelle der Arbeitslosen sowie der räumlichen Ausgliederung der ServiceCenter und der
für die Leistungsbearbeitung zuständigen Stellen einem sofortigen Zugriff auf die benötigten
Informationen entgegen.
Für Projektmitarbeiter Thomas Geisler ist das ein Zustand, der für die BA nicht mehr zeitgemäß ist:
"Wir wollen eine durchgängige elektronische Sachbearbeitung erreichen, bei der man jederzeit eine
Akte auf den Bildschirm holen und eine Entscheidung treffen kann." Die Erfahrungen und Ergebnisse im
schwäbischen Göppingen und bayerischen Schwandorf sowie in Hannover (nur Arbeitslosengeld), Ludwigsburg
und Regensburg (nur Kindergeld) werden daher nach Abschluss des Projekts im Jahr 2006 Basis für die
Entscheidung über eine flächendeckende Einführung sein. |
Hohe Anforderungen
Die Komplexität des Vorhabens - die bundesweite Realisierung wäre eine der größten DMS-Anwendungen in Deutschland -
stellte nicht nur das für den Modellversuch verantwortliche interne IT-System-Haus vor enorme Anforderungen.
Auch die am öffentlichen Ausschreibungsverfahren für Scanner und Scan-Software beteiligten Anbieter sahen sich einem
äußerst umfangreichen Anforderungskatalog gegenüber. Insgesamt fünfzig Pflichtkriterien waren zu erfüllen, achtzig weitere
Wunschkriterien aufgelistet. Die Bewertung der Angebote erfolgte anhand eines vorgegebenen Punktesystems.
Mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis entschied die Wuppertaler
Janich & Klass Computertechnik GmbH die Auswahl
für sich. Ihre Komplettlösung aus der eigenentwickelten leistungsstarken
Capture Software DpuScan 4.11 und den SCAMAX Stapelscannern 401cd des Wölfersheimer Herstellers InoTec
Organisationssysteme GmbH überzeugte durch die gebotene hohe Funktionalität und notwendige Flexibilität.
"Für unseren Scanprozess ist eine Out-of-the-Box-Lösung ohne Programmierungsanpassung nicht zu verwenden",
erläutert Thomas Geisler die Entscheidung. "Ausschlaggebend für uns war deshalb, dass die Lösung einen
mehrstufigen Prozess vom Scannen über Bildverarbeitung bis zur Qualitätssicherung unterstützt und wir dort,
wo keine standardisierten Funktionen vorhanden sind, unsere eigenen Module schreiben konnten.
Zum Beispiel müssen wir zur Verifizierung der Daten auf unsere Legacy-Datenbanken zugreifen.
Und das ist nicht mit einer Standardlösung abzudecken." Genauso wenig, wie eine Reihe von Spezifika beim Kindergeld.
Die Voraussetzung zur Abdeckung dieser individuellen Anforderungen bietet DpuScan über eine standardmäßige
Plug-in-Schnittstelle.
Und mit einem weiteren Vorteil punktete Janich & Klass.
Zwar scannen die Agenturen im Duplexverfahren, löschen aber rund 50 Prozent der Seiten wieder, da sie für die
Vorgangsbearbeitung unerheblich sind. Die angebotene Möglichkeit, nicht auf Seiten-, sondern auf Geschwindigkeitsbasis
abzurechnen, kam den Nürnbergern daher sehr entgegen. Die gewählte Abrechnungsform erfolgt nun unabhängig von der
Menge, so dass sich auch bei einem Anstieg des einzuscannenden Volumens der Kostenanteil nicht erhöht.
Gelungener Einstieg
Zwischenzeitlich haben die Modellagenturen - schneller als im Zeitplan vorgesehen - rund 50.000 Akten verarbeitet,
im Bereich Arbeitslosengeld ca. 10.000 Akten mit 30 bis 40 Seiten pro Akte, beim Kindergeld 40.000 Akten mit
durchschnittlich 120 Seiten. Dabei handelt es sich um äußerst heterogenes Beleggut, das sowohl durch die
unterschiedlichen Formate als auch aufgrund des zum Teil schlecht leserlichen Materials die Scan-Systeme fordert.
Dank des zuverlässigen Einzugs- und Transportsystems der SCAMAX Scanner mit standardmäßigem Ultraschall-Sensor
zur Erkennung von Doppelblatteinzügen sind aber ein einfaches Handling und die sichere Verarbeitung gewährleistet.
Dennoch zeigte sich zu Beginn, dass manchmal ein einziger Handgriff über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann.
"Wir hatten am Anfang recht hohe Fehlerquoten, weil wir das Beleggut mit den Lochungen zuerst gescannt haben",
erinnert sich Thomas Geisler. "Da die Papiere aber oft eingerissen sind, blieben sie stecken. Wir haben dann die Dokumente
einfach gedreht, und ab da funktionierte es einwandfrei."
Insgesamt ist der Einstieg hervorragend gelungen. Obwohl ohne Vorkenntnisse, waren die Mitarbeiter nach kurzer
Schulung innerhalb kürzester Zeit in der Lage, die Systeme ohne nennenswerte Probleme zu bedienen. Die leistungsstarken
Features des Scanprogramms machen's möglich. So erleichtert die Klassifizierung der zahlreichen unterschiedlichen Dokument-
und Formulartypen die Verwendung von Barcodes beziehungsweise Matrix-Codes mit bereits mitgegebenen Schlüsseldaten wie
Bearbeiter, Erstelldatum, künftige Akten-Kundennummer etc. den späteren Indizierungsvorgang - vor den der Bearbeitungsablauf
allerdings die Qualitätssicherung gesetzt hat. Hier werden nicht benötigte Seiten gelöscht, bei schlechter Qualität
Bildkorrekturen vorgenommen - aufgrund der vom SCAMAX gelieferten hohen Bildqualität ohne noch einmal neu scannen zu
müssen - und vor allem kontrolliert, ob ein aufgebrachter Barcode auch gelesen worden ist. Die bisherigen Erfahrungen
haben gezeigt, dass dieser Prozess relativ schnell durchläuft. Dazu trägt natürlich bei, dass die Software erlaubt,
den Job zu jeder Zeit in jeden anderen Scan-Teilprozess zu übergeben - sei es zum Rescanning oder zur sofortigen oder
späteren Weitergabe an das Indexiermodul.
Da in der jetzigen Phase die Codes noch nicht alle Metadaten beinhalten, erfolgt die Indizierung zusätzlich manuell.
"Wir müssen die Daten immer ergänzen, zum Beispiel um die Kundennummer", so Verfahrensentwickler Stefan Schneider.
"Sie ist das Wichtigste, denn damit wird die Zuordnung des Dokuments zur richtigen Akte sichergestellt."
Ein künftiges Ziel dabei ist es, den Indexieraufwand weiter zu reduzieren, indem verstärkt personalisierte Dokumente
mit bereits in den Matrix-Code integrierten Daten, wie die Kundennummer etc., ausgegeben werden.
Eine nochmalige stichprobenartige Qualitätssicherung nach der Indexierung sorgt dafür, dass eventuelle Fehler bei der
Verarbeitung gleich erkannt und behoben werden können.
Gescannt wird im Übrigen in Farbe mit anschließender Umwandlung in Schwarz-weiß-Bilder.
Auf diese Weise lässt sich insbesondere bei farbigen, vergilbten oder verschmutzten Vorlagen
die Qualität der Bilder besser korrigieren, als es beim sofortigen Scannen in Schwarz-weiß möglich wäre.
Im bisherigen Verlauf waren die Rückmeldungen einhellig positiv. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass die BA die Mitarbeiter intensiv
in die Prozesse eingebunden hat.
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