Die LBS Bausparkasse Hamburg zeigt sich im Bereich Dokumenten-Management schon seit zehn Jahren innovativ.
Während in anderen Organisationen noch Hängemappen und Ordnerregale dominierten, führte man hier bereits
das elektronische Archivsystem Image Professional ein. Eingehende Formulare und Dokumente werden seitdem
mit den robusten InoTec-Scannern digitalisiert und in elektronische Kundenakten überführt.
Restrukturierung der Geschäftsprozesse
In 2004 stand die Beschaffung neuer Scannergeräte an.
Bei der Marktsondierung stellten die Organisationsverantwortlichen der LBS Bausparkasse
Hamburg fest, dass mittlerweile innovative Erfassungssoftwareprodukte verfügbar sind,
deren Funktionalität man sich schon vor Jahren erträumt hat. Besonders galt dies für die
flexible Lösung DpuScan von Janich & Klass. "Wir waren davon begeistert, dass die Lösung
in der Lage ist, über regelbasierte Definitionen Plausibilitäten zu checken und daraus
auch entsprechende Aktionen abzuleiten," erinnert sich Dr. Rüdiger Weißbach, Prokurist
der Organisation bei der LBS in Hamburg. Daraufhin stand der Entschluss schnell fest:
Mit dem Kauf neuer InoTec-Scanner sollten die Geschäftsprozesse mit Hilfe von DpuScan
restrukturiert werden.
Prämienanträge automatisiert überprüfen
Unter den vielen verschiedenen Geschäftsprozessen wählte man die Verarbeitung der
Wohnungsbauprämienanträge als Startprojekt aus. Jährlich erreichen die LBS in Hamburg circa. 35.000
Anträge zur Wohnungsbauprämie. Um diese automatisiert bearbeiten zu können, erstellten Fach- und
Organisationsabteilung ein umfassendes Regelwerk, das direkt beim Digitalisieren das Formular auf
zahlreiche Plausibilitäten prüft. "Beispielsweise wird geprüft, ob beide Unterschriften der Ehepartner
da sind, wenn im Formular als Familienstatus "verheiratet" angekreuzt wurde", erläutert Dr. Weißbach.
Einträge auf Richtigkeit validieren
Auf Basis historischer Kundendaten validiert DpuScan diverse weitere Einträge im Formular auf Richtigkeit.
Diese Plausibilitätsprüfungen erfolgen bereits in der Scanstelle, wodurch die Fachabteilungen maßgeblich entlastet
werden. Die per OCR extrahierten Daten wandern schließlich zur weiteren Verarbeitung an die zentrale
Bausparanwendung bei der Finanz IT in Hannover. Die gescannten Formulare werden im Archivsystem als TIFF-Datei abgelegt.
"Mit dieser Lösung gehören wir im LBS-Verbund zu den innovativen Kassen und sind deutlich weiter
im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung", freut sich Dr. Weißbach.
Nach erfolgreicher Einführung plant die LBS Hamburg, dieses Verfahren auf weitere Prozesse auszudehnen.
Als nächstes sollen eingehende Kündigungsformulare automatisiert mit DpuScan validiert werden.
"Scannen, Bildoptimierung und Datenextraktion mittels Barcodelesung, Markierungserkennung, OCR, ICR
sowie Validierung über Datenbanken gehören zu den elementaren Aufgaben einer leistungsfähigen Capture-Software",
fügt Dietmar Janich, Geschäftsführer der Janich & Klass GmbH, hinzu.
Über die LBS Bausparkasse Hamburg:
Die LBS Bausparkasse Hamburg Aktiengesellschaft gehört zu den kleineren der elf im Sparkassenverbund
tätigen Landesbausparkassen in Deutschland. Seit dem 30.12.1996 gehört sie zu 100% der Hamburger Sparkasse.
Die Mitarbeiter betreuen einen Gesamtbestand von ca. 146.700 Kunden mit ca. 189.300 Bausparverträgen.
Das Produktangebot der LBS Bausparkasse Hamburg umfasst attraktive Bausparangebote und Finanzierungen zu
günstigen Konditionen sowie kompetente Beratungen und Serviceleistungen.
Über Janich & Klass Computertechnik GmbH:
Janich & Klass Computertechnik GmbH wurde 1981 als Spin-Off der Uni Wuppertal gegründet und ab 1985 als
GmbH geführt. Seit 1987 ist J&K im Bereich Dokumentenverarbeitung aktiv; hier gibt es drei wesentliche
Betätigungsfelder: Grundlagenforschung zur Bildverbesserung, Scannertechnologie für Scannerhersteller,
und flexibler Scansoftware mit Schnittstellen zu verschiedensten DMS. DpuScan ist das von J&K entwickelte
universelle Programm zum Scannen (Farbe, Grau, Schwarzweiß gleichzeitig), mit Indexieren, Bildoptimierungen,
Barcodelesung, OCR u.v.m.
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