english |
Bei Prospex handelt es sich um eine Werkstatt für seelisch behinderte Menschen im Kreis Heinsberg mit mehr als 300 Beschäftigten und ca. 70 hauptamtlichen Angestellten in vielen Geschäftsbereichen.
Seit 20 Jahren beschäftigt sich die Prospex gGmbH mit der Verarbeitung von Belegen. Was zunächst mit der Mikroverfilmung begonnen hat, wurde im Jahre 2008 um die Bereiche Archivierung und Digitalisierung erweitert, welches in den folgenden Jahren zum Kerngeschäft wurde und damit in den Geschäftsbereich mit dem Titel „Belegwesen“ mündete. Etwa 70 Mitarbeiter und zehn Angestellte archivieren, indexieren, digitalisieren und mikroverfilmen Dokumente der Kunden, führen OCR-Erkennung durch bzw. fügen Akten der Vernichtung zu.
„Im Zuge der Erweiterung suchten wir einen großvolumigen Scanner“, sagt Friedhelm Bongartz, Bereichsleiter bei der Prospex gGmbH. Da die Gesellschaft bereits im Rahmen der Mikroverfilmung Geräte von Agfa im Einsatz hatte, die von der Microform GmbH, heute Janich & Klass Computertechnik GmbH, weiter gepflegt wurden, ist sie an das Unternehmen herangetreten. Der Zeitpunkt war günstig, denn Janich & Klass hatte gerade seinen XINO-Scanner auf den Markt gebracht, den Prospex dann im Haus getestet und ihn anschließend erworben hat. „Natürlich haben wir uns auch Geräte anderer Hersteller angeschaut, allerdings sprach die hohe und gute Verarbeitung der Papierdokumente eindeutig für XINO“, so der Bereichsleiter. Grund dafür ist, dass unter anderem das Know-how, das sich Janich & Klass über lange Zeit aufgebaut hat, in die Entwicklung dieses Scanner-Typs eingeflossen ist. Dies betrifft vor allen Dingen das einzigartige Transportsystem mit schonender Papierführung über die gesamte Belegbreite. Es sorgt für einen unterbrechungsfreien Betrieb und stellt damit eine hohe Produktivität sicher. Außerdem verfügt das System über ein dynamisch variables Geschwindigkeitskonzept, um den Ansprüchen der unterschiedlichen Belegarten gerecht zu werden. Das ist insbesondere bei schwierigen Dokumenten, kleinen Belegen oder überlangen Dokumenten von Vorteil. „Wir digitalisieren sehr viele Patientenakten, in denen teilweise Belege enthalten sind, die so groß wie ein Kassenbon oder 80 cm lang sind“, erläutert Friedhelm Bongartz. Dazu kommen unterschiedliche Papierqualitäten aus dickem, festem Material, beispielsweise bei Fotos, oder dünnem, wie beispielsweise bei EKG- oder EEG-Aufzeichnungen.
Der Erfolg der Geschäftsfelderweiterung ließ nicht lange auf sich warten. Zahlreiche Einrichtungen aus dem Gesundheitsbereich, öffentliche Verwaltungen sowie Unternehmen aus der Industrie nutzen den angebotenen Service. Dazu gehören die Komatsu Mining Germany GmbH, die Procar Automobile AG, die Städte-Region Aachen, das St. Elisabeth Krankenhaus, Geilenkirchen, das Hermann-Josef-Krankenhaus, Erkelenz, und die DERNBACHER GRUPPE KATHARINA KASPER in Hessen, Nordrhein-Westphalen und Rheinland Pfalz und viele weitere Kunden.
Mittlerweile umfasst das bei Prospex vorgehaltene Papierarchiv mehr als 25 km, in dem Akten physisch eingelagert und verwaltet werden. Fordert ein Kunde eine Akte aus dem Papierarchiv an, stellt Prospex diese innerhalb von 24 Stunden im Original, oder digitalisiert in wenigen Stunden, zur Verfügung. So holt das „Belegwesen“ der Prospex gGmbH Patientenakten von einigen Kunden mehrmals wöchentlich ab und scannt sie dann unmittelbar nach dem Eintreffen. Andere Kunden wünschen, dass die Dokumente zunächst nur in Papierform archiviert und auf Anforderung digitalisiert werden. Dazu kontrollieren die Mitarbeiter zunächst die Akten und übernehmen die Registerstruktur, so dass das digitale Pendant dieselbe Struktur aufweist. Pro Register werden entsprechende Bookmarks in der PDF- bzw. PDF/A-Datei hinterlegt. Je nach Anforderung wird diese noch über OCR mit einer volltextfähigen Suche ausgestattet. Dabei liegt die erzielte Erkennungsrate bei maschinell erstellten Dokumenten bei etwa 90 Prozent.
Tragende Säule der Digitalisierung ist der XINO-Scanner inklusive der flexiblen und bedienerfreundlichen Software DpuScan, die ebenfalls Janich & Klass entwickelt hat. Sie unterstützt Single-, Dual- oder Multistream-Verarbeitung und bietet alle notwendigen Funktionen zur Scannersteuerung, Imagebearbeitung und Abspeicherung der eingescannten Bilder. Darüber hinaus können Bilder zur Verbesserung nachbearbeitet, von Hand Daten erfasst und mit der integrierten OCR eingescannte Texte ausgelesen und abgespeichert werden. In der Software werden pro Kunde entsprechende Jobs definiert, in die die jeweiligen Anforderungen hinterlegt sind. „Diese sind sehr unterschiedlich“, erläutert der Bereichsleiter. Beispielsweise hat ein Kunde die Auflage ausgegeben, dass alle Stellungnahmen und Bescheide unmittelbar in dem Dokument erkennbar sind. Dazu legen die Mitarbeiter in dem Papierstapel vor diesen speziellen Typen jeweils ein Trennblatt. An diese Positionen setzt DpuScan in der PDF-Datei ein Bookmark mit dem Hinweis, dass es sich bei dieser Seite um Bescheid oder Stellungnahme handelt. Jeder Digitalisierungsvorgang endet mit einer Qualitätssicherung und wird dann, je nach Wunsch, auf den Prospex eigenen Archiv-Servern, welche über eine sichere VPN-Leitung erreichbar sind, oder auf einem Wechseldatenträger zur Verfügung gestellt.
Trotz fortschreitender Digitalisierung besteht in einigen speziellen Marktsegmenten nach wie vor ein hoher Bedarf, Dokumente auf Mikrofilmen abzulichten. So speichert Prospex etwa die Hälfte von den Belegen, die sie digitalisiert, zusätzlich auf Mikrofilm und setzt dabei ebenfalls weiterhin auf die Kompetenz und Geräte von Janich & Klass. Dazu gehört der Archivrecorder AR 1000, ein Gerät, das aus digitalen Belegen analoge Filmbilder erstellt. „Patientenakten müssen in der Regel 30 Jahre aufbewahrt werden, was wir durch den Mikrofilm als revisionssicheres Medium sicherstellen“, so der Bereichsleiter.
„Neben der Qualität der XINO-Scanner war die Tatsache, dass wir jederzeit einen direkten Ansprechpartner beim Hersteller haben, ein weiteres Argument für die Zusammenarbeit mit Janich & Klass entscheidend“, sagt Friedhelm Bongartz. „Das ist mit Geld fast nicht zu bezahlen. Eventuell auftretende Probleme werden direkt gelöst.“ So hatte Prospex beispielsweise die Herausforderung, überlange Dokumente zu digitalisieren, die nicht ohne weiteres in das Ablagefach des XINO-Scanners gelegt werden konnten. Janich & Klass verschaffte Abhilfe, indem sie für Prospex ein spezielles Ablagemodul gebaut hat, das auch mit Belege von bis zu 80 cm Länge gut umgehen kann.
